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Vous le savez : l’embauche d’un salarié donne lieu à différentes formalités obligatoires.

À l’issue du recrutement, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit obligatoirement être effectuée auprès des organismes de protection sociale sous huit jours, et ce, avant la mise au travail effective du salarié.

A priori, tous les employeurs sont concernés par la DPAE, quelque soit leur secteur d’activité. Néanmoins, certaines situations peuvent toutefois donner lieu à des modalités particulières de déclaration préalable à l’embauche.

Dès lors, voyons ensemble quelles sont les entreprises concernées par la DPAE ! 

Qui est concerné par la DPAE ?

1. La DPAE : à quoi ça sert ?

À l’occasion de l’embauche d’un salarié, vous devrez accomplir plusieurs formalités administratives afin d’être en règle avec le code du travail. En effet, ne pas déclarer un salarié revient à favoriser le travail dissimulé.

L’employeur fautif risque de lourdes sanctions pénales et administratives.

Afin de s’en prémunir, lors du recrutement d’un salarié, il faudra en premier lieu remplir une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) en respectant les délais impartis. Elle permet à l’employeur de régler en une seule fois 6 formalités légales.

À savoir : le formulaire de DPAE doit être impérativement envoyé par courrier ou rempli en ligne (sur le site net-entreprises) 1 jour ouvré avant la date de début du contrat de travail.

Pour en savoir plus, lire également notre article “ les formalités d’une DPAE”

2. DPAE : quelles formalités sont couvertes ?

Au-delà du caractère obligatoire de cette démarche liée à l’embauche, la DPAE protège l’employeur et son futur salarié en déclenchant auprès des organismes sociaux diverses affiliations.

Sans celle-ci, vous privez votre nouveau collaborateur de l’ouverture de ses droits sociaux.

Les formalités qui concernent l’employeur

Les formalités qui concernent l’employeur sont les suivantes :

  • L’immatriculation  que vous avez en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • L’affiliation que vous avez en tant qu’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail.

Les formalités qui concernent le salarié

Concernant les salariés, les formalités sont les suivantes :

  • L’immatriculation au régime général de sécurité sociale (ou au régime de protection sociale agricole s’il s’agit d’un salarié agricole) du salarié;
  • La demande de l’examen médical d’embauche ;
  • La déclaration pour embaucher un salarié temporairement ;
  • La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.

3. Êtes-vous concernés par la DPAE ?  

Vous devez effectuer une déclaration préalable à l’embauche pour toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale :

  • Quel que soit votre secteur d’activité ;
  • Pour tout salarié, reconnu comme tel par le Code du travail et relevant du régime général de la sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole (MSA);
  • Qu’importe les conditions d’exercice de la profession de votre salarié embauché et la durée de son engagement (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…);
  • Même si ce n’est pas la première fois que vous embauchez ce salarié (extra, saisonnier, contrat de très courte durée, etc.).

À savoir : les associations sont également soumises à l’obligation de DPAE lorsque vous embauchez du personnel salarié qu’il s’agisse : d’une association à but non lucratif, d’une association intermédiaire ou d’une association de services aux personnes.

4. Les dispenses de DPAE

En revanche, en tant qu’employeur, vous n’êtes pas concerné par la DPAE seulement si :

  • Lorsque vous faite appel à une société d’intérim pour recruter votre collaborateur (la DPAE est donc gérée par la société intérimaire) ;
  • Vous êtes un particulier employeur (cela vous concerne quand vous embauchez un travailleur exerçant dans le secteur du service à la personne). Par exemple dans les domaines de l’aide ou le soutien scolaire, la garde d’enfants à domicile, les travaux de ménage et de repassage, les petits travaux de jardinage ou encore de bricolage ;
  • Vous embauchez un stagiaire ou un bénévole ;
  • Vous embauchez un intermittent du spectacle ;
  • vous établissez un contrat de collaboration avec un volontaire au titre du service civique ;
  • Vous êtes adhérent au CEA (le Chèque Emploi Associatif), au TESE (le Titre Emploi Service Entreprise) ou au TFE (le Titre Firmes Étrangères).

5. DPAE : les cas particuliers

Certaines activités professionnelles font l’objet d’autres modalités déclaratives que la DPAE, comme le cas des assistantes maternelles.

En qualité de particulier employeur, le centre Pajemploi est l’interlocuteur privilégié pour les formalités déclaratives d’embauche de l’assistante maternelle. Vous déclarez directement votre assistante maternelle sur le site Pajemploi, si vous êtes connu du centre ou vous les contactez pour y adhérer.

Objectivement, lorsque vous embauchez une “Ass Mat”, vous n’êtes pas dans l’obligation de faire une DPAE.

À savoir : Si vous embauchez des salariés en qualité de “particulier employeur” en vue de réaliser : des travaux de construction, de réfection ou d’aménagement d’immeubles, d’installation ou de dépannage d’équipements domestiques, ou de secrétariat particulier, vous êtes assujetti à la DPAE.

Formalités juridiques

Pour l’entreprise qui recrute, les formalités ne s’arrêtent pas uniquement à la DPAE. L’employeur devra également remplir ses obligations d’information vis-à-vis du salarié (en lui remettant une copie de la DPAE) et vis-à-vis de l’inspection du travail, en cas de contrôle.

Le salarié, quant à lui, lors de son arrivée effective dans l’entreprise sera inscrit sur le RUP (le Registre Unique du Personnel) et devra avoir accès aux informations utiles et obligatoires pour le personnel (règlement intérieur, convention et accords collectifs, obligations relatives au harcèlement et à l’égalité hommes-femmes, les horaires collectifs de travail, les coordonnées du médecin du travail et des secours d’urgence, etc.).

Vous êtes gérant d’entreprise et souhaitez être accompagné dans vos démarches administratives ? N’hésitez plus et prenez rendez-vous gratuitement avec l’un de nos conseillers Formalizi. 

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Questions fréquentes

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) permet de déclarer un salarié lors de son embauche afin d’être en règle avec le code du travail. Ne pas faire la DPAE revient à favoriser le travail dissimulé.

Qui est concerné par la DPAE ?

Tout embauche d’un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale nécessite une DPAE.

Qui est dispensé d'une DPAE ?

Les employeurs qui ne sont pas concernés par le DPAE sont ceux qui font appel à une société d’intérim, si vous êtes un particulier employeur, si vous embauchez un stagiaire ou un bénévole, si vous embauchez un intermittent du spectacle et enfin, si vous êtes adhérent au CEA, TESE ou TFE.