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Vous entendrez parler du dépôt des comptes, lors de la clôture de chaque exercice annuel…le fameux bilan de votre société !

En effet, en France, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS), afin d’en garantir la transparence. À réception par le greffe, les comptes annuels font l’objet d’une publication au Bodacc.

Qu’est-ce que le dépôt des comptes, comment procéder ? Le point dans notre article.

Illustration dépôt des comptes

Résumé de l’article

Qui est concerné par le dépôt des comptes ?

A l’exception des SCI, des entreprises individuelles et des micro-entreprises, toutes les sociétés doivent déposer leur comptes une fois par an.

Quand faut-il déposer ses comptes ?

Il faut déposer ses comptes une fois par an, dans les 6 mois après la clôture de l’exercice.

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Comment déposer ses comptes ?

Il est possible de déposer ses comptes seul bien que l’on recommande de passer un professionnel. Déposer ses comptes revient à produire un bilan comptable, un compte de résultats ainsi que les annexes comptables. A cela s’ajoute un rapport de gestion qui sera présenté aux associés lors de l’assemblée générale.

Quels documents fournir pour un dépôt des comptes ?

Pour accomplir la formalité de dépôt, le chef d’entreprise transmettra : les comptes annuels, le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes (si la société en a un) et le procès-verbal dressé lors de l’AG annuelle.

En savoir plus

1. Qui est concerné ?

En pratique, la plupart des sociétés commerciales sont soumises à l’obligation de déposer leurs comptes sociaux :

  1. Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL) ;
  2. Les sociétés de personnes (SNC, société en commandite simple), sauf les SNC dont au moins l’un des associés est une personne physique ;
  3. Les sociétés par actions (société anonyme – SA, SAS et société en commandite par actions) ;
  4. Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
  5. Les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
  6. Les sociétés coopératives agricoles, sous certaines conditions.

Notons que sont dispensées du dépôt des comptes les entreprises individuelles, les micro-entreprises ainsi que les sociétés civiles immobilières (SCI).

À savoir :

Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d’une amende de 1 500 €. De plus, lorsque les dirigeants d’une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire sous astreinte.

2. Quand déposer les comptes ?

Une fois par an, les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l’associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l’exercice. Cette date est fixée dans les statuts de la société et elle sera identique tous les ans.

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, ceux-ci seront remis au greffe du tribunal du commerce.

Par exemple, dans le cas d’une clôture de l’exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l’année suivante.

Si le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois.

Dès lors que le greffe détient les documents, il procédera à la publication d’une annonce au BODACC (le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Les comptes seront alors rendus publics et portés à la connaissance de toute personne qui en manifestera le souhait.

À savoir :

Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, restent confidentiels et ne soient pas rendus publics. Dans ce cas, seules les administrations, les autorités judiciaires ou des organismes comme la Banque de France y ont accès.

3. Dépôt des comptes : comment faire ?

Il appartient au représentant légal de la société ou à un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.) de procéder au dépôt des comptes. Pour autant, il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable si vous gérez votre comptabilité vous-mêmes. 

Établir les comptes revient à produire 3 types de pièces :

  • Le bilan comptable ;                               
  • Le compte de résultat ;
  • Les annexes comptables.

Une fois ces pièces extraites de votre comptabilité, le dirigeant rédige un rapport de gestion qui sera présenté aux associés lors de l’assemblée générale (AGOA).

Cette étape importante aboutit sur l’organisation d’un vote durant lequel les associés ont la possibilité d’approuver les comptes annuels, de les rejeter ou de les modifier. L’assemblée générale permet également aux associés de définir l’affectation des résultats, notamment la distribution des dividendes. Les décisions sont prises à la majorité des voix puis actées dans un procès-verbal (PV).

Pour en savoir plus sur les assemblées générales des SARL, consultez notre fiche pratique.

4. Dépôt des comptes : quels documents comptables ?

Le principe du dépôt des comptes de la société consiste à fournir les documents qui présentent la balance d’une entreprise en matière de ressources et d’utilisation des fonds (actif/passif). Il s’agit du reflet exact de la situation financière et comptable de l’entreprise.

A cette fin, pour accomplir la formalité de dépôt, le chef d’entreprise transmettra :

  • Les comptes annuels,
  • Le rapport de gestion,
  • Le rapport du commissaire aux comptes (si la société en a un),
  • Le procès-verbal dressé lors de l’AG annuelle.

À savoir :

Notons que des documents complémentaires sont demandés à certaines sociétés particulières : les SA à directoire,  les sociétés en commandite par actions ou encore pour les sociétés cotées. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.

Si lors de l’assemblée générale de la société, l’approbation des comptes est refusée, il convient de déposer uniquement une copie de la décision prise en assemblée.

Par ailleurs, nous rappelons qu’au vu de la situation sanitaire en France, le Gouvernement a décidé de prolonger jusqu’au 31 juillet 2021 les mesures d’aménagement sur l’organisation des AG et des votes (procédures distancielles encouragées, visioconférence…). Cependant, attention, les règles relatives aux délais de procédure et aux délais d’approbation des comptes n’ont pas été prolongées.

À savoir :

Le dépôt des comptes est une formalité dont les frais vont de 50 euros (uniquement les comptes sociaux) à 100 euros (comptes sociaux et comptes consolidés). Cela inclut les frais du greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Formalités juridiques

Toutes les sociétés commerciales (SASU, SAS, EURL, SARL…) ont pour obligation légale de tenir une comptabilité. Cependant la gestion d’une entreprise est souvent complexe et chronophage… Si au début de la vie d’une société, vous pouvez la gérer seul, il devient très vite indispensable de passer par un comptable professionnel afin d’éviter les erreurs.

Si vous n’avez pas le temps de vous occuper du dépôts annuel de vos comptes, pas de problème, on s’en occupe pour vous ! Prenez rendez-vous dès maintenant avec un conseiller Formalizi 

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