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Déclarer un salarié avant son embauche est une obligation légale à laquelle doivent se soumettre presque tous les employeurs.

Cette procédure, bien connue des entreprises, s’intitule la DPAE : déclaration préalable à l’embauche. Cependant parfois, par manque de temps ou par négligence, certains employeurs omettent d’effectuer la déclaration d’embauche en temps et en heure.

Qu’encourez-vous en cas d’absence de DPAE ?

1. DPAE : qu’est ce que c’est ? 

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est un acte administratif obligatoire et qui doit se faire avant l’embauche d’un salarié. Elle permet surtout de réaliser en une seule fois toutes les formalités administratives destinées à l’URSSAF ou la MSA.

Cette déclaration permet à l’employeur d’être en règle avec les obligations qui encadrent le droit du travail et notamment de ne pas s’exposer à des sanctions relatives au “travail dissimulé”.

À savoir : lors de l’embauche de tout salarié relevant du régime général de la sécurité sociale (CDD, CDI, contrats aidés –  salariés français ou étrangers) la déclaration préalable à l’embauche est obligatoire. (L. 1221-10 du Code du travail). Pour en savoir plus sur l’embauche d’un salarié, retrouver notre article « Embaucher un salarié, comment ça fonctionne »

2. DPAE : les délais

Afin d’être en règle, la déclaration d’embauche doit être adressée à l’Urssaf ou la caisse MSA dont dépend l’établissement qui doit accueillir le salarié. Elle doit se faire au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche.

Toutefois, lorsqu’elle est transmise par lettre recommandée avec accusé de réception, la DPAE doit être envoyée au plus tard le dernier jour précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

Depuis le 1er octobre 2014, les employeurs du régime général (hors particuliers employeurs) ayant effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, doivent adresser leur DPAE par voie dématérialisée.

Le non-respect de cette obligation de transmission par voie dématérialisée entraîne l’application d’une pénalité égale par salarié, à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

À savoir : depuis 2015, l’Urssaf ne délivre plus d’accusé de réception « papier » pour les DPAE transmises par fax ou courrier. Nous conseillons donc aux employeurs d’effectuer leurs DPAE en ligne depuis le site Internet www.net-entreprises.fr

3. A quoi sert la DPAE ?

Comme son nom l’indique, La Déclaration Préalable à l’Embauche permet principalement d’ouvrir tous les droits sociaux au futur salarié avant son embauche. Mais cette formalité administrative est aussi très importante pour l’employeur.

Pour en savoir plus sur la DPAE, retrouver notre article « La DPAE : a quoi ça sert ?« 

Pour l’employeur :

Réaliser la DPAE le couvre en cas d’accident de travail de son salarié. Elle lui donne aussi le droit de bénéficier d’éventuelles exonérations liées à l’embauche de son salarié. Et enfin, la DPAE est la garantie pour l’employeur d’établir qu’il n’a pas recours au travail dissimulé et le soustrait donc à d’inévitables sanctions.

Pour le salarié :

La DPAE lui assure des droits sociaux, et comporte six formalités relatives à tout recrutement d’un employé :

  • la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
  • la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Pour en savoir plus sur les formalités liées à la DPAE retrouver notre article « Les formalités d’une DPAE« 

4. DPAE : les obligations de l’employeur

Outre le respect des délais et de la procédure de déclaration préalable à l’embauche, l’employeur est tenu à des obligations d’informations :

Des obligations d’informations vis-à-vis de son salarié

En effet, lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception reçu par l’Urssaf qui mentionne les informations contenues dans la déclaration.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Des obligations vis-à-vis des inspecteurs du travail

L’employeur doit présenter les documents relatifs à une embauche à toute réquisition des agents de contrôle :

  • soit l’accusé de réception de la déclaration que lui adresse l’Urssaf (qui doit être conservé jusqu’à l’établissement de la DADS),
  • soit, tant qu’il ne l’a pas reçu, les documents permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la déclaration (l’avis de bonne réception de la télécopie, ou double de la lettre d’envoi et récépissé postal).

À défaut, l’employeur encourt des sanctions pénales et notamment une amende de 4ème classe.

5. Défaut de DPAE : quelles sanctions ?

Outil de lutte contre le travail illégal, le défaut de DPAE par l’employeur peut donner lieu à une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.

En ce sens, le Code du travail a prévu que le non-respect de l’obligation de DPAE entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 071€ par salarié concerné.

Par ailleurs, l’absence de déclaration préalable à l’embauche est susceptible d’être sanctionnée au titre du travail dissimulé en cas d’omission volontaire.

Il n’y a aucune tolérance en la matière : le fait pour un employeur de se soustraire intentionnellement à cette obligation est considéré comme un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Ainsi, il encourt une peine de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 € (voir même 225 000€ pour les personnes morales).

Mais la sanction va encore plus loin, car l’employeur peut également se voir refuser des aides publiques à l’emploi et à la formation et fermer à titre provisoire l’établissement pour une durée allant jusqu’à 3 mois. Les mesures d’exonération et de réduction de cotisations dont il bénéficie peuvent également être annulées.

6. Les exceptions à l’obligation de DPAE

Néanmoins dans certains cas, l’employeur n’a pas de DPAE à effectuer auprès de l’Urssaf pour :

  • le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié ;
  • les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), et au Titre firmes étrangères (TFE), au chèque emploi associatif (CEA) car cette déclaration est intégrée à ces dispositifs.
Cadenas

Pour conclure, la clé, c’est l’or-ga-ni-sa-tion.

En prenant connaissance des conseils de la CNIL ou des professionnels de la conformité RGPD et en investissant dans des solutions logicielles et humaines spécifiques, vous pourrez mettre en place une organisation telle que le cauchemar de la mise en conformité RGPD ne soit plus qu’un lointain souvenir !

Les données personnelles sont partout, et peuvent se nicher dans n’importe quel document. Grâce à ces conseils, et si l’exploitation des données personnelles n’est pas au cœur de votre activité, vous devrez vous mettre en conformité sans y consacrer trop de temps et ni vous arracher trop de cheveux.

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Questions fréquentes

Quelles sont les obligations de l'employeur face à la DPAE ?

L’employeur a des obligations face à son salarié mais, également face aux inspecteurs du travail. Il doit remettre au salarié une copie de la DPAE et il doit être dans la capacité de montrer les documents à un agent de contrôle.

Quelles est la sanction en cas de non-respect de la DPAE ?

En cas de non-respect de l’obligation de DPAE, la sanction sera d’une pénalité de 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 071 € par salarié concerné.

Quelles sont les exceptions à l'obligation de la DPAE ?

La DPAE n’est pas obligatoire pour les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié et pour les adhérents au titre emploi service entreprise, au Titre firmes étrangères et au chèque emploi associatif.

Quels sont les délais de la DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche doit se faire 8 jours avant la date d’arrivée convenue du salarié.