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L’employeur ne peut embaucher un salarié qu’après avoir effectué une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.

Cette déclaration permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations incombant à l’employeur après la signature du contrat de travail et avant sa prise de poste.

Quelles sont les formalités d’une DPAE ?

1. DPAE : la formalité pour embaucher

Obligatoire avant toute embauche, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) a la particularité de s’effectuer en une seule fois auprès d’un seul organisme social, l’URSSAF. Elle regroupe 6 formalités liées à l’embauche :

  • La déclaration d’une première embauche dans un établissement,
  • La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
  • La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Une DPAE est requise pour chaque nouveau salarié, quel que soit son contrat. Elle sert de preuve de la date d’embauche et permet aux 2 parties signataires d’un contrat de travail d’être couvertes socialement.

2. DPAE : quand la faire ?

Comme son nom l’indique, la DPAE est une formalité que doit transmettre l’employeur à l’URSSAF ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise.
À cette fin, elle sera réalisée dans les 8 jours avant le début du contrat de travail.
Dans la majorité des cas, le contrat de travail est signé entre l’employeur et l’employé quelques jours avant le 1er jour de travail. Cette première étape contractuelle permet d’avoir la visibilité nécessaire sur la date d’intégration du salarié dans l’entreprise, pour ensuite procéder à la déclaration préalable à l’embauche.

À savoir : Certains employeurs sont exonérés de DPAE, puisque celle-ci est directement intégrée aux dispositifs. C’est le cas de l’employeur de stagiaire, car celui-ci n’a pas la qualité de salarié, des adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (TESE), au Chèque Emploi Associatif (CEA) et au Titre Firmes Étrangères (TFE), ainsi que les particuliers.

3. DPAE : les mentions obligatoires 

Afin de réaliser sa DPAE, l’entreprise doit compléter des éléments relatifs au nouveau salarié, à sa société et à l’établissement concerné par l’embauche.

En effet, pour être conforme, la DPAE doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

  • La dénomination sociale et l’adresse de l’employeur,
  • Le code APE de l’entreprise,
  • Le numéro de Siret de l’établissement,
  • Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
  • Les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
  • La date et heure d’embauche prévue,
  • Les informations relatives à la nature, la durée du contrat de travail et de la période d’essai pour les CDI et CDD supérieurs à 6 mois.

À savoir : En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

4. Comment faire une DPAE ?

Aujourd’hui, les démarches sont simplifiées, car pour effectuer sa déclaration préalable à l’embauche, l’employeur a accès à des solutions en ligne :

– Sur le site net-entreprises.fr, en s’inscrivant au service
– Sur le site de l’Urssaf à l’aide de son compte employeur
– Par le biais d’un dépôt de fichier issu de votre logiciel de paie (ou SIRH).

À défaut d’utiliser la voie électronique, la déclaration peut être effectuée au moyen d’un formulaire cerfa (cerfa n°14738*01). Vous devez adresser ce formulaire, que vous aurez préalablement signé, à l’Urssaf, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

En revanche, lorsque la DPAE est saisie en ligne, un accusé de réception est délivré immédiatement après la validation de la déclaration. Ce mode opératoire a l’avantage d’être rapide et fiable.

À savoir : La déclaration doit obligatoirement être souscrite par Internet sur www.net-entreprises.fr pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente (Art. D 1221-18 du Code du travail).

5. DPAE : copie au salarié

La DPAE n’est pas l’affaire que de l’entreprise. La preuve de cette déclaration est un élément important également pour le salarié, directement concerné par l’ouverture de ses droits sociaux : couverture sociale, convocation à la visite médicale d’embauche, etc.

De fait, après l’embauche, des documents sont à remettre au salarié dont notamment : une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles).

À savoir : Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié détient un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (l’Urssaf ou MSA).

Le fait de contrevenir à cette formalité est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe.

Avec la refonte du système déclaratif, la DPAE regroupe désormais la plus grande partie des obligations qui entourent l’embauche. Cependant, d’autres formalités peuvent s’avérer nécessaires lorsqu’il s’agit de recruter un travailleur étranger. Un cas particulier qui nécessite (sauf exceptions) l’obtention préalable d’une demande d’autorisation de travail auprès de l’autorité compétente.

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Questions fréquentes

Quand faut-il faire la DPAE ?

La DPAE doit se faire avant que le salarié arrive dans l’entreprise, c’est-à-dire dans les 8 jours avant la date d’arrivée convenue. 

Quelles sont les mentions obligatoires d’une DPAE ?

Doit se trouver sur la DPAE :

  • La dénomination sociale et l’adresse de l’employeur,
  • Le code APE de l’entreprise,
  • Le numéro de Siret de l’établissement,
  • Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend
  • Les coordonnées du salarié
  • La date et heure d’embauche prévue,
  • Les informations relatives à la nature, la durée du contrat de travail

Comment réaliser une DPAE ?

Il est, aujourd’hui, très simple de réaliser une DPAE. Vous pouvez directement vous rendre sur le site net-entreprise.fr ou encore le site de l’URSSAF, ou bien vous pouvez la réaliser par le biais d’un dépôt de fichier issu de votre logiciel de paie.

Le futur salarié doit-il avoir une copie de la DPAE ?

La DPAE est une preuve d’embauche importante pour le salarié qui est directement concerné par l’ouverture de ses droits sociaux. C’est donc judicieux que les deux parties aient la DPAE en main.