6 minutes de lecture

Article invité rédigé par les équipes de Capbloc. 

Il n’est de secret pour personne qu’aujourd’hui, bon nombre de solutions logicielles ou en ligne simplifient le quotidien des entrepreneurs et gestionnaires d’entreprises. Que cela soit pour suivre ses performances, réaliser ses bilans comptables, ou même pour modifier sa société, des outils sont créés chaque jour pour aider à la gestion d’une entreprise.

Mais alors, comment gérer l’actionnariat et les assemblées générales de la société, une fois celle-ci officiellement créée ? À nouveau, il semblerait que le recours à une solution digitale, permette la gestion complète de la société sur une seule et même plateforme en ligne.

Nous vous expliquons aujourd’hui tout sur les solutions de gestion de votre actionnariat et de vos assemblées générales en ligne. 

La gestion dématérialisée de l'actionnariat et des registres légaux

Résumé de l’article

Comment se gèrent habituellement les assemblées générales et l'actionnariat en entreprise ?

Classiquement, l’ensemble de ces démarches de gestion se réalisent par le papier. Cela peut vite devenir chronophage et fastidieux pour les entreprises : gestion des registres légaux, envoi des bons documents par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception…

Est-il possible aujourd'hui de dématérialiser ces démarches ?

Oui, il est aujourd’hui tout à fait possible de dématérialiser la gestion de ces registres légaux et de l’actionnariat en entreprise en général. De jeunes start-up comme Capbloc proposent aujourd’hui des solutions globales et 100% digitalisées pour tout type d’entreprise.

En savoir plus

Quels sont les avantages à dématérialiser ces démarches ?

Les avantages sont nombreux ! En effet, au-delà d’un gain de temps et d’argent, la digitalisation de ces démarches vous permettra une bien meilleure gestion de vos données, et donc une simplification au quotidien de la gestion de votre entreprise.

1. La gestion fastidieuse des assemblées et de l’actionnariat de l’entreprise

Classiquement, la gestion de l’actionnariat et des assemblées se fait au moyen d’un support papier. En effet, s’agissant de l’actionnariat, les mouvements de titres sont consignés dans des registres manuscrits, les ordres de mouvements sont édités pour signature à la main, les comptes d’actionnaires sont établis sur des feuillets…

De même pour la tenue des assemblées, pour laquelle l’utilisation du papier était indispensable pour convoquer les participants, transmettre les documents à consulter avant la réunion, procéder au vote ou encore établir et faire signer les procès-verbaux conséquents…

Une telle consommation de papier, en plus d’être néfaste pour l’environnement, représente un coût important pour l’entreprise, si l’on prend en considération l’impression des différents documents et le prix d’envoi de LRAR (environ 10€ en moyenne par courrier).

S’ajoutent à cela, les divers déplacements qui doivent être faits au greffe, au bureau de poste, sur le lieu de tenue de l’assemblée … Autant d’étapes qui complexifient la gestion de la vie sociale de l’entreprise, laquelle peut être largement simplifiée grâce à une gestion 100 % digitalisée.

Conscientes de ces problématiques, des start-ups proposent aujourd’hui des solutions qui permettent de dématérialiser la vie de l’entreprise et des actionnaires qui la compose.

2. La dématérialisation de l’intégralité de l’actionnariat et des registres légaux

Des start-ups ont profité de la récente législation pour proposer aux professionnels du monde des affaires et aux entreprises des solutions totalement numériques pour la tenue des registres légaux, la gestion du processus d’assemblée et de l’actionnariat.

La dématérialisation des registres légaux

La Start-up Capbloc propose de faciliter la tenue des registres de mouvements de titres grâce à l’enregistrement de ces derniers, sur une technologie blockchain (Dispositif d’enregistrement électronique partagé, DEEP) conformément au décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018.

Il est également possible de dématérialiser les registres d’assemblées notamment générales, grâce à l’horodatage des registres permis par la signature électronique des procès-verbaux, tel que prévu par le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019.

Cette gestion numérique des registres légaux dispense la société de son obligation de tenir un registre papier qui aurait été préalablement coté et paraphé par le greffe. Fini les allers-retours au greffe pour donner force légale aux registres de société !

La gestion dématérialisée des assemblées et de l’actionnariat

Cette transition digitale dans la gestion de l’actionnariat simplifie les opérations et permet de consulter en temps réel la table de capitalisation, et leur compte d’actionnaire automatiquement actualisés selon les mouvements enregistrés.

D’autres fonctionnalités telles que le vote en ligne, l’envoi de convocation par lettre recommandée électronique ou encore l’édition de documents préremplis, viennent compléter les solutions de gestion dématérialisée de l’actionnariat. Ainsi, l’organisation des assemblées décisionnelles et notamment générales peut être réalisée à distance, tout comme leur tenue et l’organisation du vote en ligne sur un espace sécurisé, dédié à chaque actionnaire.

La tenue d’assemblée à distance et le vote dématérialisé qui en serait la conséquence peuvent être effectués par l’entreprise jusqu’au 30 novembre 2020 alors même qu’aucune disposition statutaire ne l’y autorise (Ordonnance du 25 mars 2020 et confirmée par le Décret du 10 avril 2020).

3. Quels sont les avantages liés à une telle digitalisation ?

Le recours à des solutions numériques présente de nombreux avantages au bénéfice des entreprises qui utilisent leurs services.

Simplification des tâches administratives

Les tâches administratives chronophages et redondantes deviennent réalisables en quelques clics grâce à la saisie automatique des données enregistrées. De plus, les indicateurs proposés permettent d’avoir une idée précise et actualisée de la santé de l’entreprise.

Facilitation des échanges et intangibilité des données

L’ensemble des données est enregistré sur des serveurs hébergés en France, aussi bien s’agissant des informations ancrées en blockchain, que des données stockées dans le coffre-fort numérique de documents sécurisé et certifié eDocGroup. Aussi, l’échange des données est facilité grâce à l’envoi de documents pour signature électronique directement depuis le coffre-fort numérique, et à l’accès qui peut être donné à tout collaborateur de la société.

Gain de temps

La gestion dématérialisée de l’actionnariat permet à l’entreprise de gagner du temps dans l’accomplissement de ses tâches administratives et de gestion actionnariale. Par exemple, le déplacement au greffe n’est plus nécessaire, la préparation des assemblées décisionnelles n’a plus à être anticipée longtemps à l’avance dès lors que tout le processus peut être fait de façon dématérialisée.

Économies réalisées

L’entreprise fait également des économies financières dès lors qu’elle réduit sa consommation de fournitures consommables, et s’exonère de l’achat des registres papier (environ 20 € pour un registre de mouvement de titres). Ces économies sont également permises par l’organisation des assemblées à distance : lettre recommandée électronique, assemblée et vote en ligne, signature électronique des procès-verbaux consécutifs …

Créer votre société

Dans l’optique de créer, faire évoluer et gérer leur entreprise en pleine période de Covid-19, les entrepreneurs de demain n’ont donc pas d’autres options que de passer par le digital !

Vous souhaitez créez votre entreprise rapidement et entièrement en ligne ? Faites confiance aux équipes de Formalizi, et prenez rendez-vous avec l’un de nos conseillers gratuitement. 

Commencez les démarches

Documents annexes

Dans quels types de structures peut-on prévoir un pacte d’associés ?

Le pacte d’associés est un contrat confidentiel conclu entre au moins deux associés d’une société…
Documents annexes

5 bonnes raisons d’assurer son entreprise dès sa création

Article invité rédigé par les équipes d'Easyblue.  La grande oubliée quand on commence son business,…
Créer une entreprise

Les erreurs à ne pas commettre lorsque l’on lance son entreprise

Entreprendre est une aventure passionnante mais qui signifie changer son mode de vie. Lorsqu’on souhaite…
Fermeture de société

Quelles sont les différences entre dissolution, liquidation et radiation de société ?

Tout entrepreneur ou futur chef d'entreprise se pose souvent des questions relativement à la création…