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Vous envisagez d’embaucher un salarié pour faire face au développement de vos activités ? Suite à un recrutement, l’employeur doit s’acquitter d’un certain nombre de formalités obligatoires avant même la prise de poste de son nouveau collaborateur.

L’étape qui intervient après la signature du contrat de travail est d’informer les organismes sociaux de l’embauche d’un salarié.

C’est le rôle rempli par la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui permet de s’acquitter, en une seule fois, de l’essentiel des obligations déclaratives auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf.

A quoi sert la DPAE ? Qui est concerné ?

Explications dans cet article.

1. Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ? 

Initialement appelée la Déclaration unique d’embauche (DUE), la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est un acte administratif préalable à l’embauche d’un salarié. Elle est obligatoire et permet de réaliser en une seule fois toutes les formalités administratives vers les organismes de protection sociale.

Cette formalité permet à l’employeur d’être en règle avec les obligations qui encadrent le droit du travail et notamment de ne pas s’exposer à des sanctions relatives au “travail dissimulé”.

Lors de l’embauche de tout salarié (CDD, CDI, contrats aidés – que les salariés soient français ou étrangers) la déclaration préalable à l’embauche est obligatoire (DPAE). (L. 1221-10 du Code du travail).

2. A quoi sert la DPAE ? 

La Déclaration Préalable à l’Embauche permet principalement d’ouvrir tous les droits sociaux au futur salarié. Mais cette formalité administrative est aussi très importante pour l’employeur.

Elle permet d’accomplir en une seule fois les formalités suivantes :

Pour l’employeur :

Réaliser la DPAE le couvre en cas d’accident de travail de son salarié. Elle lui donne aussi le droit de bénéficier d’éventuelles exonérations liées à l’embauche de son salarié. Et enfin, la DPAE est la garantie pour l’employeur d’établir qu’il n’a pas recours au travail dissimulé et le soustrait donc à d’inévitables sanctions.

Pour le salarié :

La DPAE comporte six formalités relatives à tout recrutement d’un employé :

  • la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
  • la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

3. Quelles entreprises sont concernées ? 

Presque tous les employeurs sont concernés par la DPAE. Vous devez réaliser une DPAE :

  • Quel que soit votre secteur d’activité,
  • Pour tous les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole,
  • Quelle que soient les conditions d’exercice de la profession de votre salarié et la durée de son contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage…).
  • Pour déclarer un salarié en extra ou un contrat de très courte durée.

A savoir : Si vous êtes un “particulier employeur” qui embauche un salarié à domicile, vous n’êtes pas soumis à la DPAE. Egalement si vous faites appel à une agence d’intérim, car c’est elle qui enregistrera la DPAE.

A noter également que les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) ne doivent pas effectuer la DPAE car elle est incluse à ces dispositifs.

4. Que doit mentionner la DPAE ? 

Pour être conforme, la DPAE doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

  • la dénomination sociale et l’adresse de l’employeur,
  • le code APE de l’entreprise,
  • le numéro de Siret de l’établissement,
  • les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
  • les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
  • la date et heure d’embauche prévue,
  • la nature, la durée du contrat de travail et de la période d’essai pour les CDI et CDD supérieurs à 6 mois.

5. DPAE : Quand l’effectuer ? 

Elle doit être faite obligatoirement avant toute embauche d’un salarié et, au plus tôt, 8 jours avant l’embauche transmise auprès de l’Urssaf dont dépend l’entreprise.

Le formulaire de DPAE doit être impérativement envoyé par courrier ou rempli en ligne un jour ouvré avant le début du contrat de travail même en cas de période d’essai.

6. Déclarer la DPAE : Comment faire ?

Pour faciliter ces démarches déclaratives d’embauche, l’employeur a accès à des solutions en ligne.

Vous pouvez notamment remplir et envoyer votre formulaire simplement :

La DPAE peut aussi être réalisée par le biais d’un dépôt de fichier issu de votre logiciel de paie ou SIRH.

A savoir : La DPAE doit être remplie avec beaucoup d’attention car une erreur de saisie dans le formulaire peut pénaliser lourdement la couverture sociale du salarié. L’employeur peut d’ailleurs en être sanctionné.

Contrat

Juridiquement et pénalement, l’employeur est responsable en cas de non-déclaration ou fausse déclaration d’un salarié dans l’un de ses établissements. Nous reviendrons en détail dans notre prochain article sur les risques encourus par l’absence de DPAE.

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Questions fréquentes

Que se passe-t-il en cas d'erreur dans le remplissage de la DPAE ?

Il est tout à fait possible qu’un employeur fasse une erreur dans le remplissage de la déclaration préalable à l’embauche. Mais pas de panique à avoir car il pourra demander la rectification à l’URSAFF dans les 2 jours ouvrables.

Le non-respect de la DPAE est-il sanctionné ?

Le non-respect de la DPAE est sanctionné d’une amende de 1 071€ par salarié concerné. Ce montant correspond à 300 fois le taux horaire du minimum garantie.

Il y a-t-il des exceptions à l'obligation de la DPAE ?

Sont exemptés de la DPAE :

  • Les stagiaires qui n’ont pas le statut de salarié
  • Les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE)
  • Les adhérents au titre firmes étrangères (TFE)
  • Les adhérents au chèque emploi associatif (CEA)