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entreprise comptabilité

Vous avez décidé de faire votre comptabilité d’entreprise en interne ? Il vous faudra donc vous munir d’outils et de méthodes pour mener à bien votre comptabilité ! Pour ce faire, nous vous donnons plusieurs conseils tenant à l’obtention d’un logiciel comptable, comment gérer ses dépenses professionnelles, les documents obligatoires et la manière de les tenir.

Si vous souhaitez devenir le meilleur comptable pour votre entreprise, c’est par ici !

En bref

Comment choisir le bon logiciel de comptabilité ?

Si vous souhaitez établir votre comptabilité en interne, il vous faudra choisir un logiciel comptable. Pour ce faire, nous vous donnons 5 petits conseils !

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Comment gérer ses dépenses professionnelles ?

Ce n’est pas tâche facile ! En effet, dès lors que vous avez des salariés, il faudra utiliser plusieurs méthodes pour contrôler les dépenses.

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Quels sont les documents comptables obligatoires ?

Les documents obligatoires sont des livres comptables. Ils sont au nombre de 3 : le livre journal, le grand livre et le livre inventaire.

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Comment tenir ces livres comptables ?

Il faut être rigoureux ! Vous devrez avoir complété tous vos livres à l’issue de la fin de votre exercice social.

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1. Choisir le bon logiciel de comptabilité d’entreprise

Lorsque vous venez de créer votre entreprise et que vous souhaitez gérer votre comptabilité d’entreprise en interne, il faudra vous aider d’un logiciel de comptabilité, et d’un bon !

Pour le choisir, plusieurs conseils sont bons à prendre :

  • Utiliser le logiciel le plus adapté à la forme et à la taille de votre entreprise. Les plus grandes entreprises devront sûrement utiliser des logiciels sur mesure à leurs besoins. Les TPE et PME peuvent quant à eux utiliser des logiciels standards.
  • Utiliser un logiciel adapté à votre activité. En effet, il existe des spécificités tenant à la tenue de la comptabilité en fonction de chaque secteur d’activité. Il faudra donc que votre logiciel réponde aux critères et besoins de votre activité.
  • Répertorier tous vos besoins. En effet, la comptabilité c’est une chose. Mais votre activité peut nécessiter d’autres besoins pris en charge également par le logiciel. Vous pourrez y rajouter des modules supplémentaires comme la gestion des paies, l’édition d’un tableau de bord…
  • Bien vérifier que votre logiciel répond à toutes vos attentes. Il faut se poser les bonnes questions. Pour ce faire, répertoriez toutes vos attentes et besoins et comparez.
  • Tester et faites le meilleur choix. A ce stade, il faudra entrer en contact avec les principaux éditeurs de ces logiciels comptables. Nous vous conseillons de les tester ou de les louer avant de les acheter. Comme cela, vous pourrez faire au mieux votre choix !

A savoir

Il faut rappeler que l’avis d’un expert-comptable peut être très utile lors de ce choix. En effet, il pourra vous guider ainsi que vérifier si tous les critères sont remplis par le logiciel choisit. Cela permet d’éviter l’erreur.

2. Gérer les dépenses professionnelles

Il existe des outils de gestion comptable pour vous simplifier la tâche avec le recensement des dépenses professionnelles de vos salariés !

Vous allez pouvoir adopter plusieurs méthodes.

S’agissant de la 1ère, vous pourrez utiliser un budget par type de dépenses. En définissant un budget pour les frais de transport, d’hébergement, de repas… par mois ou par an, c’est un gain de temps et d’énergie. Ainsi, vous pourrez avoir une meilleure vue sur vos dépenses professionnelles à venir. De plus, cette méthode responsabilise vos salariés.

S’agissant de la 2nd, vous pourrez fixer des seuils aux dépenses professionnelles. Vous pouvez fixer une limite de temps pour transmettre les notes de frais, qui ne seront plus remboursables au-delà. Vous pouvez interdire ou limiter les invitations internes. Et pour finir, vous pourrez ne pas rembourser les frais d’alcool.

S’agissant de la 3ème, vous pourrez mettre en place une procédure stricte de remboursement de note de frais. Vous pourrez mettre en place des modèles stricts de notes de frais et comme vu au-dessus, un temps donné. Cette méthode permet une meilleure transparence.

A savoir

Il existe même des cartes « corporates » pour mieux gérer votre comptabilité. Ce sont des cartes bancaires d’entreprises pour mieux gérer les dépenses professionnelles de vos salariés ! Il n’y a pas d’avance d’argent, les dépenses sont directement effectuées par l’entreprise. Ainsi, les informations vous reviendront par un logiciel de gestion et vous pourrez y mettre un plafond.

3. Tenir ses livres comptables d’entreprise

Les livres comptables sont une ressource précieuse. Ils permettent de relater et établir toutes les dépenses de la société, son passif et son actif. Pour ce faire, il faut enregistrer de manière chronologique tous les mouvements financiers affectant le patrimoine de l’entreprise. De plus, il faudra établir un inventaire des valeurs actives et passives composant le patrimoine de l’entreprise une fois par an.

D’un point de vue pratique, il existe 3 types de livres comptables obligatoires tenant aux entreprises :

  • Le livre journal : recueil des mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise, jour par jour, opération par opération.
  • Le grand livre : recueil des écritures enregistrées sur le livre journal en tenant compte du plan comptable de l’entreprise.
  • Le livre d’inventaire : recueil des éléments actifs et de passifs issus de l’inventaire annuel. Ce dernier n’est pas obligatoire.

A savoir

Afin d’établir ces livres et respecter toutes les obligations comptables, il est nécessaire mais pas obligatoire de recourir aux services d’un expert-comptable. De plus, il pourra vous permettre de respecter vos obligations fiscales.

4. Toujours être à jour votre comptabilité d’entreprise

Nous vous conseillons d’être à jour et de relater toutes vos dépenses au fil de l’eau ! En effet, vous devrez recenser toutes vos dépenses à la fin de votre exercice comptable. Celui-ci est choisi dans les statuts de votre entreprise. Il peut s’étaler de 5 mois à 2 ans. Ainsi, si vous ne voulez pas que la tâche soit hors de contrôle, il faut bien évidemment s’astreindre au moins tous les mois à relater vos dépenses.

C’est un travail administratif de longue haleine. C’est pour ceci qu’il est conseillé de se faire assister par un expert-comptable qui est un professionnel dans ce domaine. Vous n’aurez qu’à lui transmettre vos dépenses.

Les livres comptables devront être conservés pour une durée de 10 ans. Le délai commence à courir à la dernière opération enregistrée sur le livre comptable. En cas de contrôle de l’administration fiscale, ils ne vous réclameront que les 6 derniers exercices comptables.

Avoir la charge de sa propre comptabilité d’entreprise n’est pas chose facile. Il existe beaucoup d’éléments à gérer. C’est pour cela que l’aide d’un expert-comptable et l’externalisation de votre comptabilité peut être une bonne solution pour vous.

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