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Peu importe le type de contrat ou le secteur d’activité, lorsqu’un employeur souhaite embaucher un nouveau salarié relevant du régime général de la sécurité sociale, il doit effectuer une Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE).

La formalité de déclaration préalable à l’embauche permet notamment d’ouvrir les droits sociaux du salarié et, pour l’entreprise être couvert en cas d’accident du travail et surtout ne pas être sanctionnée pour travail dissimulé.

Grâce à la DPAE, les organismes sociaux concernés vont obtenir l’information d’une embauche dans votre établissement. Il s’agit d’une étape importante à ne pas négliger.

Mais alors, comment procéder pour faire une DPAE ? Formalizi vous explique tout dans cet article. 

Comment rédiger une DPAE ?

Résumé de l’article

Qu'est-ce que la DPAE ?

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est un document obligatoire que toute entreprise doit fournir lorsqu’elle décide d’engager un nouveau salarié. Ce document permet principalement d’ouvrir les droits sociaux du salarié.

Quand faut-il rédiger la DPAE ?

La DPAE doit impérativement être transmise avant l’arrivée du nouveau salarié. Elle doit donc être réalisée dans les 8 jours avant le début du contrat de travail.

En savoir plus

Quels sont les informations à remplir dans votre DPAE ?

La DPAE doit l’ensemble des informations concernant votre salarié et votre établissement, puis les éléments du contrat mis en place.

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1. DPAE : la formalité pour embaucher

Obligatoire avant toute embauche, la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est une procédure simplifiée depuis l’ex-DUE (Déclaration Unique d’Embauche).

Elle a la particularité de s’effectuer en une seule fois auprès d’un seul organisme social : l’Urssaf. Elle regroupe 6 formalités liées à l’embauche :

  • La déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
  • La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
  • La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Pour chaque nouveau salarié, une DPAE est requise. À l’issue de cette formalité, celui-ci sera déclaré et l’employeur aura la preuve de la date d’embauche.

Néanmoins, certaines catégories de travailleurs ne sont pas concernées par cette formalité mais sont soumises à d’autres procédures déclaratives : les stagiaires, les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) et les particuliers.

2. DPAE : quand la faire ?

En la matière, la règle est plutôt stricte : la DPAE doit être transmise par l’employeur à l’URSSAF ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) impérativement avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

À cette fin, elle sera réalisée dans les 8 jours avant le début du contrat de travail.

Dans la majorité des cas, le contrat de travail est signé entre l’employeur et l’employé quelques jours avant le 1er jour de travail. Cette première étape contractuelle permet d’avoir la visibilité nécessaire sur la date d’intégration du salarié dans l’entreprise, pour ensuite procéder à la déclaration préalable à l’embauche.

À savoir : si vous n’effectuez pas de DPAE, vous vous exposez à :

  • Des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale du fait de l’absence de déclaration,
  • Des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti,
  • Des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Dans ce dernier cas, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique, 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

Lire aussi notre article : les sanctions en cas d’absence de DPAE

3. DPAE : comment procéder ?

La refonte du système déclaratif a voulu que cela soit beaucoup plus simple pour les employeurs.

Si vous êtes une entreprise, vous pouvez effectuer vos déclarations par internet :

  • Sur le site net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d’un formulaire ou soit par dépôt de fichier issu de votre logiciel ;
  • Sur le site urssaf.fr, s’il s’agit de votre premier salarié car il vous faudra créer votre compte employeur.

Cependant, les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, ont à présent l’obligation de dématérialiser leurs DPAE et doivent utiliser la déclaration en ligne.

Attention : si vous ne respectez pas cette obligation de dématérialisation, vous vous exposez à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

À savoir : grâce à net-entreprises.fr, vous bénéficiez d’une offre de service gratuite, rapide et sécurisée. Vous devez pour cela être inscrit sur net-entreprises.fr, si ce n’est déjà fait rendez vous sur la page d’accueil et sélectionnez le service « DPAE ».

4. DPAE : les informations à remplir

Principalement, il vous faudra renseigner l’ensemble des informations concernant votre salarié et votre établissement, puis les éléments du contrat mis en place.

Il conviendra donc de demander à l’issu de votre promesse d’embauche la carte d’identité de votre futur salarié et sa carte vitale afin de compléter le formulaire de DPAE sans erreurs.

Les éléments obligatoires à renseigner sur la DPAE sont :

  • La dénomination sociale de votre entreprise ou les nom et prénom de l’employeur ;
  • Le code Naf (APE) ;
  • Le n° Siret et l’adresse de l’établissement, (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si celui-ci est en cours d’immatriculation) ;
  • Le service de santé au travail dont vous dépendez ;
  • L’identité et, s’il en a déjà un, le n° de Sécurité sociale de votre salarié ;
  • La date et l’heure d’embauche ;
  • Les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).
Formalités juridiques

À l’issue de l’enregistrement en ligne de la déclaration préalable à l’embauche, vous recevrez automatiquement un accusé de réception que vous imprimerez en guise de justificatif. Votre qualité d’employeur vous soumet à d’autres obligations contractuelles et légales : notamment des obligations d’information, de formation et de sécurité au travail.

Celles-ci engagent votre responsabilité si elles ne sont pas accomplies dans les règles. Faites-vous conseiller afin de sécuriser juridiquement votre entreprise !

Vous êtes gérant d’entreprise et souhaitez être accompagné dans toutes les modifications de votre société ? N’hésitez plus et prenez rendez-vous gratuitement avec l’un de nos conseillers Formalizi. 

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