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externaliser sa comptabilite

Lorsque vous débutez votre activité, la question de la gestion de votre comptabilité est une des questions essentielles que vous devez rapidement vous poser. Pour connaitre les autres étapes importantes, Formalizi vous propose son Livre blanc pour créer son entreprise en 2021. Au préalable, il est nécessaire de souligner que le recours à un expert-comptable n’est pas une obligation légale. Cependant, lorsque l’activité de votre entreprise dépasse un certain seuil, il devient indispensable d’envisager cette option. Le choix du cabinet est également important car suivant la taille du prestataire, son coût et ses prestations ne seront évidemment pas les mêmes.

A travers cet article, nous vous expliquons comment externaliser votre comptabilité !

En bref

Quels sont les avantages à externaliser sa comptabilité ?

Lorsque vous êtes entrepreneur et que votre entreprise croit en taille, vous n’aurez sans doute plus le temps de concilier l’établissement de la comptabilité avec votre cœur d’activité. Recourir à un spécialiste de la matière vous assure une sérénité qui ne peut être que bénéfique pour vous !

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Les experts-comptables en ligne : une recette miracle ?

Les cabinets d’experts-comptables en ligne et les logiciels se multiplient ces dernières années. Ces solutions peuvent être intéressantes, mais vous devez également envisager d’autres options. Il s’avère que le recours à un comptable en ligne ne présente pas autant de bénéfices qu’au premier abord.

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Comment organiser l’externalisation avec son expert-comptable ?

Il est important de bien répartir les tâches que vous souhaitez déléguer, en fonction de la taille de votre activité et du degré de spécialisation du cabinet que vous engagez. Concrètement, la répartition des tâches se manifeste dans une lettre de mission.

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1. Pourquoi externaliser sa comptabilité ?

Le premier avantage à externaliser sa comptabilité est évidemment de permettre au dirigeant de se recentrer sur le cœur de son activité, en laissant le service comptable aux mains de spécialistes.

L’expert-comptable possèdent des compétences dont le chef d’entreprise ne dispose pas toujours. Les cabinets établissent des veilles leur permettant de rester à jour des évolutions toujours plus nombreuses en matière comptable. Engager un tel prestataire vous permet d’avoir accès à ces actualisations.

De plus l’expert-comptable est tenu d’un devoir de conseil, et peut assister au développement de votre entreprise, notamment par l’établissement d’un tableau de bord comptable. Cet outil synthétise les résultats de votre société, et vous permet d’avoir à disposition toutes les données nécessaires à une prise de décision rapide.

A savoir

Il est toujours possible pour une entreprise d’engager un salarié dont la mission sera de gérer sa comptabilité. Cette solution peut être intéressante puisque ce dernier aura nécessairement une meilleure connaissance de la situation de votre activité qu’un prestataire extérieur. Cela étant, le recours au salariat est intéressant si la taille de votre société nécessite d’avoir un employé à plein temps dédié à cette tâche.

2. Déterminer les tâches à externaliser

En tant que dirigeant de société, vous pouvez décider de recourir à un prestataire extérieur pour la réalisation d’une grande variété de tâches :

  • La tenue comptable quotidienne de votre entreprise
  • L’établissement des comptes annuels
  • La préparation des liasses annuelles en vue des déclarations fiscales
  • Le conseil juridique en cas d’impayés de clients de l’entreprise

La détermination des tâches comptables à externaliser dépendra de la taille de votre entreprise. Si vous êtes dirigeant d’une entreprise de taille moyenne, la gestion de la comptabilité quotidienne peut tout à fait être assurée en interne. Le recours à un prestataire extérieur sera réellement utile au moment de l’établissement du bilan annuel.

En revanche lorsque la tenue de la comptabilité en interne devient trop chronophage ou complexe, faire appel à un cabinet d’expertise comptable devient alors indispensable si vous ne souhaitez pas recruter de salarié spécifiquement pour cette mission.

3. Déterminer le coût de l’externalisation

De manière générale les honoraires des experts-comptables varient entre 50 et 100 €. Il s’agit là du coût horaire de la saisie comptable. A ce tarif il faut également ajouter entre 500€ et 1500€ pour le bilan annuel d’une TPE, en sachant que ces montants augmentent rapidement avec la taille de votre entreprise.

Le coût de l’externalisation varie également selon l’importance des tâches confiées au prestataire.

Si ces dépenses peuvent vous refroidir, gardez à l’esprit que cette solution vous offre une réelle tranquillité d’esprit en évitant au maximum les risques d’erreur ou de retard de déclaration. L’expert-comptable constitue une garantie contre ces imprévus, comme une assurance. De plus, ce dernier sera tenu pour responsable en cas de manquement lors de sa mission, ce qui constitue un argument supplémentaire pour faire appel à ses services.

A savoir

De plus en plus de titulaires du diplôme d’expertise comptable choisissent d’exercer à distance. Cette option est attrayante en raison de sa rapidité ou de ses coûts réduits. De même, de nombreux progiciels, souvent gratuits, existent sur internet. Ils établissent rapidement une comptabilité, mais ne comportent pas de conseils personnalisés comme peuvent le proposer les cabinets d’experts-comptables. Il est important de bien identifier les besoins de votre entreprise et de choisir le prestataire adéquat, l’expert-comptable en ligne ou les progiciels ne sont pas des formules magiques !

4. Établir une lettre de mission pour externaliser sa comptabilité

L’externalisation de la comptabilité d’une entreprise est un contrat de prestation de service, qui prend la forme d’une lettre de mission. Celle-ci doit comporter plusieurs mentions :

  • L’identité des parties : le client et le cabinet d’expert-comptable ;
  • Les modalités d’intervention de l’expert au sein de l’entreprise : combien de jours par mois doit-il se déplacer dans l’entreprise … ;
  • La nature des tâches confiées : comptabilité générale, ou plus analytique avec un conseil stratégique plus ou moins poussé … ;
  • Le montant des honoraires, à la fois pour la gestion comptable quotidienne et pour l’établissement des comptes annuels ;
  • Les modalités de règlement.

A savoir

La lettre de mission est généralement conclue pour une durée d’un an, renouvelable. En l’absence de dénonciation par le client ou le prestataire, le contrat est renouvelé automatiquement. Si vous désirez rompre la relation, il faut suivre les formalités formulées dans le contrat, qui correspondent souvent à un préavis de trois mois.

Externaliser sa comptabilité à un cabinet extérieur est une option que vous devez prendre en compte dès que la taille de votre entreprise dépasse un certain seuil. Cette solution présente plusieurs avantages comme libérer le dirigeant d’entreprise pour qu’il se consacre pleinement à son cœur d’activité. Le choix du cabinet d’expert-comptable dépendra de vos besoins et de l’ampleur que prennent vos activités.

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