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Votre entreprise a du succès et vous ne pouvez plus gérer l’activité de votre société tout seul ? Il est sûrement temps, si votre trésorerie le permet, d’embaucher quelqu’un ! La gestion d’une entreprise ou d’une micro-entreprise n’est pas compliqué mais pour pouvoir mener à bien cette démarche cruciale, il faut respecter quelques étapes.

Alors, quelles sont les démarches concrètes à réaliser pour embaucher un salarié dans votre société ? Suivez le guide complet Formalizi.

Comment embaucher un salarié ?

1. Calculer le coût de votre embauche

Avant de vous lancer dans la préparation de votre recrutement, il est important de savoir si votre trésorerie vous le permet. Pour cela, il faut calculer les coûts directs et les coûts indirects de celle-ci.

Les coûts directs incluent :

  • Le salaire brut du salarié, qui est le salaire net avec les cotisations sociales ;
  • Les charges patronales qui sont calculées sur le salaire brut qui se composent des cotisations d’assurances maladie, d’allocations familiales, d’assurance vieillesse, d’assurance en cas d’accident du travail ou en cas de chômage, mais aussi la retraite complémentaire, les taxes sur les salaires ainsi que la formation professionnelle.

Parfois, les entreprises offrent des gratifications en nature comme le paiement du loyer qu’il faudra également prendre en compte tout comme le treizième mois ainsi que la prime d’intéressement et de participation.

En plus des coûts directs, votre employé aura besoin de matériel, d’équipement pour l’exécution de son travail qu’il faudra bien évidement compter dans la budgétisation de votre embauche.

Enfin, et pour terminer de budgétiser, n’oubliez pas les aides sociales comme la réduction générale des cotisations patronales (aussi appelée « Réduction Fillon »). Cette aide consiste à baisser les charges patronales de l’employeur pour les salaires n’excédant pas 2 463, 07€. Si vous souhaitez savoir comment la calculer avec précision, le site du gouvernement vous donne la procédure et les étapes pour profiter de la réduction. Ce n’est pas tout, vous avez d’autres prestations pour vous aider à alléger ce coût sur le site economie.gouv.fr.

Cette étape est importante car bien que votre nouveau salarié vous apportera des bénéfices, ce sera avant tout un coût et votre entreprise doit pouvoir l’assumer.

2. La préparation du recrutement

Tout d’abord, lors de cette étape il est important de déterminer quel est le type de poste dont vous avez besoin. Il faut connaître vos exigences afin de rédiger une annonce. Ainsi, vous aurez tout une série d’étape à respecter.

Définir le poste

Sur votre annonce, il est primordial d’aborder les différentes missions dont votre futur salarié aura la charge. Il faut donc mentionner l’intitulé du poste, les missions, les responsabilités associées à ce poste ainsi que les évolutions possibles. Il est important aussi d’annoncer les conditions de travail : localisation, type de contrat, durée du contrat, la rémunération, les avantages sociaux comme les tickets restaurants. Dans votre annonce, pensez à définir votre entreprise, si c’est une PME, une start-up ou alors un groupe national.

Enfin, il faut être le plus précis possible mais n’hésitez pas à être un peu original pour attirer les candidats potentiels !

Définir le profil de personne que vous recherchez

Il faut que vous mettiez en avant les qualités du salarié que vous souhaitez embaucher. Précisez si vous voulez quelqu’un d’autonome, d’innovant, créatif… Mais aussi les formations, expériences, qualités personnelles. Ici, c’est un peu comme la définition de poste, il faut être précis.

Sachez que la législation française n’encadre pas les publications d’emplois. Cependant, il y a deux règles que le code du travail énonce pour ces offres : elles ne doivent pas être discriminantes et l’annonce doit être rédigée en français. Il est interdit de l’écrire dans une autre langue quel que soit le support où vous la publiez. Si vous n’avez pas le choix d’utiliser une autre langue pour certains mots qui n’ont pas d’équivalent en français, le texte français doit contenir des informations précises de ce que vous voulez afin de ne pas induire en erreur le candidat.

Une fois que votre annonce est prête, vous devez la publier. Pour cela, il y a plusieurs moyens : internet avec le site de Pôle Emploi, LinkedIn ainsi que des sites regroupant des annonces d’emploi tels que Monster ou Indeed. Le site du Pôle Emploi vous accompagne dans cette étape en mettant à disposition une aide pour diffuser votre offre d’emploi correctement. Ne négligez pas les journaux ou les revues de recrutement qui peuvent aussi publier votre demande.

Les entretiens

Après avoir regardé tous les CV et les lettres de motivations de vos candidats, vous allez sélectionner certains profils afin de passer un entretien. Sur les personnes que vous souhaitez voir, essayer de lister des points que vous voulez approfondir sur son parcours professionnel tant que personnel. Cet entretien vous permettra de valider les compétences des candidats mais aussi de voir sa motivation. Durant cette entrevue, vous pourrez analyser votre candidat et savoir si la personne en face de vous pourra vous aider à développer votre société.

Une fois ces étapes passées, vous allez trouver la personne que vous recherchez pour vous épauler dans votre activité. Cependant, il y a des étapes administratives à suivre.

3. Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

C’est une démarche obligatoire qui doit être faite au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche effective du salarié. Certains employeurs doivent effectuer la DPAE par voie électronique si le personnel relève du régime général de la sécurité sociale ou du régime agricole et si l’entreprise a réalisé plus de 50 déclarations au cours de l’année. Cette formalité est à réaliser auprès de l’URSSAF. Si vous l’omettez, vous devrez payer une pénalité de 1095€ par salarié concerné. Vous recevrez un récépissé de la part de l’URSSAF dans les 5 jours après votre envoi.

La DPAE doit obligatoirement contenir certaines mentions :

  • La dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l’employeur ;
  • Le code APE de l’entreprise ;
  • Le numéro de Siret de l’établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l’immatriculation est en cours) ;
  • Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale ;
  • Les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié ;
  • La date et les heures d’embauche prévisibles ;
  • Enfin, la nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Toutefois, si vous êtes une TPE (Très Petite Entreprise) ou une PME (Petite et Moyenne Enterprise), sous certaines conditions vous pouvez utiliser un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui ont l’équivalence d’accomplissement de la DPAE comme les titres emplois services de l’entreprise, par exemple. Dans ce cas-là, vous n’avez pas besoin de faire une DPAE. Tout cela est détaillé sur le site du Ministère du Travail.

À la suite de cela, dans certaines circonstances, vous devez envoyer une déclaration préalable à l’inspection du travail par lettre recommandée :

  • Si c’est une nouvelle embauche dans une entreprise qui a cessé d’employer du personnel pendant 6 mois au moins ;
  • S’il y a eu un changement d’exploitant dans votre établissement et le nouvel employeur embauche du personnel ;
  • S’il y a un transfert d’un établissement employant du personnel dans un autre emplacement ;
  • Si vous effectuez une extension ou une transformation de l’établissement qui entraîne une modification dans les activités industrielles et commerciales.

Gardez bien le récépissé de la lettre, lors de la première visite de l’inspection du travail, il faudra la montrer à l’inspecteur.

Si votre attention est de recruter un stagiaire, ne vous en faites pas, la DPAE n’est pas à effectuer car le stagiaire n’est pas considéré comme étant un salarié.

4. Les démarches administratives à effectuer

Tout d’abord, si c’est votre premier salarié, vous devez ouvrir le registre unique du personnel. Celui-ci doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié et chaque salarié nouveau doit y figurer.

Ensuite, il faudra affilier le personnel à une caisse de retraite complémentaire obligatoire, ARRCO pour les tous les salariés, l’ARGIC pour le personnel cadre.

De plus, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative pour indiquer les contrats de travail conclus ou interrompus au cours du mois précédent.

Enfin, la visite médicale à l’embauche n’existe plus et a été remplacé par la visite d’information et de prévention qui doit être organisée par l’employeur. Celle-ci doit se faire dans un délai de 3 mois maximum à partir de la prise effective du poste et doit être effectuée par un médecin du travail ou un professionnel de santé du travail.

Toutes vos formalités pour votre SARL

Embaucher une nouvelle personne n’est pas un acte anodin, il doit être réfléchi afin que cela soit un vrai plus pour l’entreprise. Suivre ces quelques étapes vous promet une embauche réussie !

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Questions fréquentes

Quand dois-je embaucher un salarié ?

La décision d’embaucher un salarié dans votre entreprise dépend de la situation de cette dernière. Il vous faudra calculer les coûts directs et indirects d’une potentiel embauche avant de pouvoir passer aux étapes préliminaires de sélection d’un candidat.

Quelles sont les étapes préliminaires avant d’embaucher un salarié ?

Il vous faudra tout d’abord rédiger une annonce, décrivant précisément le poste et les tâches incombées au futur employé. Il conviendra ensuite de sélectionner les correspondant le plus à la fois au poste mais aussi à votre société. Enfin, il faudra réaliser des entretiens d’embauche pour évaluer les capacités du ou des candidats à faire fructifier votre société.

Qu’est-ce que la DPAE ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE, est un document obligatoire que vous devrez fournir à l’URSSAF en amont de tout recrutement. Cette DPAE doit contenir certaines mentions obligatoires afin de valider le futur recrutement.